Una factura mal hecha no es un simple defecto de forma: tu cliente puede perder el derecho a deducirse el IVA, tú puedes tener que rectificarla y, en los casos más graves, Hacienda puede sancionarte. La buena noticia es que hacerla bien depende de una lista corta de datos y de unas pocas reglas de plazo y numeración.
En esta guía repasamos cuándo estás obligado a emitir factura, qué datos son obligatorios, cuándo basta una factura simplificada, en qué plazo debes emitirla, cómo se corrige y cuánto tiempo hay que conservarla. Al final tienes un ejemplo con números y un resumen de lo que viene: Verifactu y la factura electrónica obligatoria. Todo se basa en el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) y en las normas citadas en el apartado de fuentes, con la información revisada a septiembre de 2026.
¿Cuándo tienes que emitir factura?
Con carácter general, todo empresario o profesional debe expedir factura por las entregas de bienes y las prestaciones de servicios que realiza en su actividad, incluidas las operaciones exentas o no sujetas al IVA (artículo 2.1 del Reglamento de facturación). En la práctica:
- Cliente empresa o autónomo que actúa como tal: la factura es obligatoria en todo caso.
- Cliente particular: la obligación también existe, aunque puedes cumplirla con una factura simplificada (el «ticket») en los supuestos que veremos más abajo. Si el cliente te pide una factura completa para ejercer un derecho de naturaleza tributaria, por ejemplo deducirse un gasto, tienes que dársela.
- Administraciones públicas y personas jurídicas que no actúan como empresarios (una asociación, por ejemplo): también debes emitir factura.
- Pagos anticipados: si cobras antes de prestar el servicio o entregar el bien, debes emitir factura por ese anticipo.
Existen excepciones (artículo 3), como ciertas operaciones exentas del artículo 20 de la Ley del IVA, las actividades acogidas al recargo de equivalencia o al régimen especial de agricultura, ganadería y pesca y algunos casos del régimen simplificado. Con clientes empresarios o profesionales las excepciones son muy limitadas y, aun así, en algunas exenciones, varias del ámbito sanitario por ejemplo, la factura sigue siendo obligatoria. Ante la duda, consúltalo con tu gestor antes de dejar de facturar.
Los datos obligatorios de una factura completa
El artículo 6 del Reglamento de facturación enumera lo que debe llevar toda factura. Esta lista resume cada dato, con la letra del apartado 1 del artículo 6 donde figura, y una indicación práctica:
- Número y serie (letra a). Un número único y, si usas series, la serie (por ejemplo, 2026-014). La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie, y las facturas rectificativas llevan obligatoriamente una serie propia.
- Fecha de expedición (b). El día en que emites la factura. No siempre coincide con la fecha de la operación.
- Tus datos (c, d, e). Nombre y apellidos o razón social completa, NIF y domicilio. Comprueba que coinciden con los de tu alta en Hacienda.
- Datos del cliente (c, d, e). Nombre y apellidos o razón social completa, NIF y domicilio. El NIF del cliente es obligatorio, entre otros casos, en las operaciones que se entienden realizadas en España cuando tú estás establecido aquí: pídelo siempre antes de facturar.
- Descripción de la operación (f). Qué facturas, con el precio unitario sin IVA y cualquier descuento. Debe permitir calcular la base imponible; conviene concretar el servicio, el proyecto o el período en lugar de escribir solo «servicios profesionales».
- Tipo de IVA (g). El porcentaje aplicado: 21 % con carácter general; 10 % o 4 % en operaciones concretas. Si en una misma factura hay operaciones con tipos distintos, indica por separado la base de cada una.
- Cuota de IVA (h). El importe del IVA en euros, por separado. En una factura completa no basta con poner «IVA incluido».
- Fecha de la operación (i). El día en que prestas el servicio o entregas el bien, o en que recibes un pago anticipado. Solo es obligatoria si es distinta de la fecha de expedición.
- Exención (j). Si la operación está exenta, la referencia al precepto de la Ley del IVA o de la Directiva europea, o la indicación de que está exenta. Se aplica también cuando solo una parte de las operaciones de la factura está exenta.
- Menciones especiales (l, m, n, o, p). Según el caso: «inversión del sujeto pasivo», «régimen especial del criterio de caja», «facturación por el destinatario»… La de «inversión del sujeto pasivo» es la habitual cuando facturas a una empresa de otro país de la UE.
Estos son los requisitos legales mínimos; puedes añadir otras menciones útiles, como la forma de pago, el IBAN o la fecha de vencimiento. Si eres profesional y tu cliente es una empresa o un autónomo, normalmente también tendrás que aplicar una retención de IRPF y reflejarla en la factura. No es un dato que exija el Reglamento de facturación (es una obligación del IRPF), pero acaba en la factura: lo explicamos en la guía sobre retención de IRPF en facturas.
Factura simplificada («ticket»): cuándo basta
La factura simplificada es una versión reducida que solo puedes usar en los supuestos del artículo 4 del Reglamento:
- Cuando su importe no supere 400 euros, IVA incluido.
- Cuando no supere 3.000 euros, IVA incluido, en determinadas operaciones: ventas al por menor a consumidores finales, servicios a domicilio del consumidor, transporte de personas y sus equipajes, hostelería y restauración, peluquería e institutos de belleza, aparcamiento, tintorería y lavandería, entre otras.
- Cuando tengas que emitir una factura rectificativa.
Debe incluir, como mínimo (artículo 7): número y, en su caso, serie; fecha de expedición; fecha de la operación si es distinta; tu NIF y tu nombre o razón social; la identificación de los bienes o servicios; el tipo de IVA aplicado (opcionalmente, «IVA incluido») y el importe total. No hace falta consignar los datos del cliente ni desglosar la cuota. Eso sí, si el cliente es un empresario o profesional y te lo exige, tendrás que añadir sus datos y la cuota de IVA, o emitirle una factura completa.
Plazo para emitir la factura
La regla general es que la factura se expide en el momento de realizarse la operación. Cuando tu cliente es un empresario o profesional que actúa como tal, tienes de plazo hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo del IVA (artículo 11 del Reglamento).
Por ejemplo: si prestas un servicio a una empresa el 12 de marzo, debes emitir la factura antes del 16 de abril. Ese margen no cambia la fecha de la operación: con carácter general, el IVA se declara en el trimestre en que se realiza la operación y no en el que emites la factura (con excepciones, como el régimen especial del criterio de caja); lo explicamos en la guía del Modelo 303. Por eso conviene indicar siempre la fecha de la operación cuando difiere de la de expedición.
Ejemplo de factura completa, paso a paso
Este ejemplo usa datos ficticios. Una diseñadora autónoma, dada de alta como profesional, factura a una empresa española un proyecto de identidad visual. Como es profesional y factura a una empresa, aplica IVA del 21 % y una retención de IRPF del 15 %.
- Número y serie: 2026-014.
- Fecha de expedición: 2 de septiembre de 2026.
- Fecha de la operación: 27 de agosto de 2026 (entrega del proyecto).
- Emisor: María López Pérez, NIF 00000000T (ficticio), Calle de Ejemplo 1, 28000 Madrid.
- Cliente: Estudio Norte, S. L., NIF B00000000 (ficticio), Avenida de Muestra 2, 48000 Bilbao.
- Descripción: diseño de identidad visual, con logotipo y manual de marca.
- Precio unitario (sin IVA): 1.000,00 € × 1 unidad. Descuentos: 0,00 €.
- Base imponible: 1.000,00 €.
- Tipo de IVA: 21 %. Cuota de IVA: 210,00 €.
- Retención de IRPF (15 % sobre la base): − 150,00 €.
- Total a pagar: 1.060,00 €.
El cálculo del total es: base imponible + IVA − retención = 1.000 + 210 − 150 = 1.060 €. Si el cliente fuese un particular, no habría retención y el total sería 1.210 €. Si la operación estuviese exenta, en lugar del IVA figuraría la referencia legal de la exención.
Errores frecuentes al facturar
- Datos del cliente incompletos o inexactos. Si falta el NIF o la razón social no coincide con la real, tu cliente puede tener problemas para deducirse el IVA y tú tendrás que rectificar la factura.
- Numeración con saltos, repetida o sin serie. La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie. Una factura emitida no se borra ni se sustituye: se corrige con una rectificativa.
- No desglosar el IVA. En una factura completa la base, el tipo y la cuota deben aparecer por separado; el «IVA incluido» solo es válido en las simplificadas.
- Aplicar un tipo de IVA equivocado. El general es el 21 %; hay tipos del 10 % y del 4 % para operaciones concretas. Si dudas, confirma el tipo aplicable a tu actividad.
- Olvidar la mención de exención o de inversión del sujeto pasivo. Sin ella, la factura no cumple los requisitos del artículo 6.
- Aplicar mal la retención de IRPF: calcularla sobre el total con IVA, aplicarla a un particular u olvidarla cuando corresponde. Lo detallamos en la guía de retención de IRPF en facturas.
- Emitir la factura tarde. Con clientes empresa, el límite es el día 15 del mes siguiente al devengo.
- Confundir presupuesto, albarán o factura proforma con una factura. Son documentos previos o de entrega: no cumplen los requisitos de la factura ni permiten deducir el IVA.
- Cobrar «sin factura». No emitir factura, o emitirla con datos falsos, es una infracción tributaria (véase el apartado de sanciones).
Cómo corregir una factura: la factura rectificativa
Una factura ya emitida no se anula ni se edita: si tiene errores, se corrige con una factura rectificativa (artículo 15 del Reglamento). Es obligatoria cuando la original incumple alguno de los requisitos de los artículos 6 o 7, cuando las cuotas de IVA se han calculado mal o cuando cambia la base imponible (por ejemplo, por un descuento posterior o una devolución).
- Se emite tan pronto como detectas el error, siempre que no hayan pasado cuatro años desde el devengo del IVA.
- Debe identificar la factura que rectifica y aquello que cambia.
- Lleva numeración en una serie propia (por ejemplo, R-2026-001).
Cuánto tiempo hay que conservar las facturas
Debes conservar tanto la copia de las facturas que emites como las que recibes durante el plazo que marca la Ley General Tributaria (artículo 19 del Reglamento de facturación):
- Cuatro años: es el plazo general de prescripción tributaria (artículo 66 de la Ley General Tributaria).
- Diez años si tienes bases imponibles negativas o deducciones pendientes de aplicar, porque Hacienda puede comprobarlas durante ese plazo (artículo 66 bis).
- Seis años desde el último asiento si además llevas contabilidad como empresario: es lo que exige el artículo 30 del Código de Comercio para los libros y justificantes.
Puedes conservarlas en papel o en formato electrónico, siempre que garantices que siguen siendo legibles y que no se alteran.
¿Qué pasa si facturas mal o no facturas?
Incumplir las obligaciones de facturación es una infracción tributaria (artículo 201 de la Ley General Tributaria). Las multas son proporcionales a las operaciones afectadas:
- Incumplir los requisitos de la factura (expedición, remisión, rectificación o conservación defectuosas): 1 % del importe del conjunto de las operaciones afectadas (infracción grave).
- No expedir o no conservar facturas: 2 % del importe de las operaciones; si no se puede conocer, 300 euros por cada operación sin factura emitida o conservada (infracción grave).
- Expedir facturas con datos falsos o falseados: 75 % del importe de las operaciones (infracción muy grave).
Además, estas sanciones se pueden incrementar un 100 % cuando el incumplimiento es sustancial (artículo 201.5). Corregir a tiempo con una factura rectificativa es siempre preferible a esperar un requerimiento de la Agencia Tributaria.
Lo que viene: Verifactu y factura electrónica obligatoria
Dos normas van a cambiar la forma de facturar en los próximos años. Los datos que siguen son de septiembre de 2026; hasta que lleguen las fechas indicadas, las reglas de esta guía siguen siendo las vigentes.
Verifactu y los sistemas informáticos de facturación
El reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023) obliga a que el software con el que se emiten las facturas garantice la integridad, la trazabilidad y la inalterabilidad de los registros. Tras el Real Decreto-ley 15/2025, el plazo de adaptación termina antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto, incluidos los autónomos personas físicas. Las facturas emitidas con estos sistemas incluirán un código QR y, si el programa envía los registros a la Agencia Tributaria (modalidad VERI*FACTU), la frase «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».
Si vas a contratar un programa de facturación, comprueba que su fabricante declare que cumple este reglamento.
Factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales
El Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, desarrolla la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas en las operaciones entre empresarios y profesionales (Ley Crea y Crece). Su aplicación efectiva depende de una orden ministerial: será exigible 12 meses después de la entrada en vigor de esa orden para quienes facturaron más de 8 millones de euros el año anterior y 24 meses después para el resto de empresarios y profesionales, autónomos incluidos. El borrador de la orden, publicado en abril de 2026, preveía su entrada en vigor el 1 de octubre de 2026, lo que situaría la obligación de los autónomos en octubre de 2028. Conviene confirmar la fecha definitiva en la Agencia Tributaria, que prevé ofrecer una solución pública gratuita para emitir estas facturas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo emitir una factura sin IVA?
Solo si la operación está exenta o no sujeta al IVA, y entonces la factura debe reflejarlo (con la referencia legal de la exención o la mención que corresponda). No puedes dejar de repercutir el IVA por acuerdo con el cliente.
¿Es obligatorio poner el IBAN o la forma de pago en la factura?
No lo exige el Reglamento de facturación, pero es muy recomendable: facilita el cobro y evita consultas. Puedes añadir también la fecha de vencimiento.
¿Necesito el NIF de un cliente particular?
Si se trata de una venta o un servicio a un consumidor final dentro de los límites de la factura simplificada, no necesitas su NIF. Si te pide una factura completa, necesitarás sus datos, incluido el NIF.
¿Qué diferencia hay entre una factura, un presupuesto y una factura proforma?
El presupuesto y la factura proforma anticipan un importe, pero no documentan una operación realizada: no cumplen los requisitos de una factura ni sirven para deducir el IVA. La factura definitiva es la que se emite al realizar la operación o al cobrar por adelantado.
Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento profesional. Las normas pueden cambiar: revisa siempre la información oficial de la Agencia Tributaria. Última revisión: septiembre de 2026.
Fuentes oficiales
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación (BOE, texto consolidado): artículos 2, 3, 4, 6, 7, 11, 15 y 19.
- Ley 58/2003, General Tributaria (BOE): artículos 66, 66 bis y 201.
- Código de Comercio (BOE): artículo 30.
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE): nuevos plazos de adaptación de los sistemas informáticos de facturación.
- Agencia Tributaria: sistemas informáticos de facturación y Verifactu.
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo (BOE), sobre facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales.